Karmaşık bir gelen kutusu kötü bir haberdir. Önemli e-postaları bulmak sadece zor olmakla kalmaz, aynı zamanda her gün Mail uygulamasını açmak için giderek daha az motivasyon alırsınız. Mesajlarınız arasında bir karmaşa olmasını önlemek için ne yapabilirsiniz? Aşağıdaki 5 kolay adımı kullanarak Outlook gelen kutunuzu optimize edin.
Gelen e-postalarınıza bakarken kendinizi huzursuz hissettiyseniz, bu makale tam size göre. Gelen kutunuzu optimize ederek, e-postaların yığılmasına ve bildirimlerle size saldırmasına izin vermeyin. Postanızı sürekli izlemeniz ve her şeyi temizlemeye çalışmak için saatler harcamanız gerekmez. Microsoft 365 için Outlook'taki bu 5 kolay adıma bir göz atın ve her şeyi sizin için düzenleyin.
Not : Bu özelliklerin çoğu Microsoft 365 / Office 365 için Outlook için geçerlidir. Ancak, bazıları Microsoft’un e-posta hizmeti olan Outlook.com üzerinden de kullanılabilir.
Outlook Gelen Kutunuzu 5 Kolay Adımda Optimize Edin
Postanızı organize ederken nasıl bir Outlook uzmanı olabileceğinizi ve sonunda hayalini kurduğunuz o sıfır bildirim gelen kutusunu nasıl elde edebileceğinizi görelim.
1. Yinelenen e-postaları silerek temizleyin
Outlook'un yinelenen e-postaları silmek için otomatik bir araca sahip olduğunu biliyor muydunuz? Şimdi yapabilirsin. Her gün bakmanız gereken e-posta sayısını yalnızca birkaç tıklamayla hızla azaltmak için bu özelliği kullanın.
- Temizlemek istediğiniz gelen kutusunu açın. Varsayılan olarak kaldığınızdan emin olun Ev sekmesi - Şerit başlık arayüzüne bakarak hangi sekmede olduğunuzu kontrol edebilirsiniz.
- Genişletin Temizlemek açılır menüyü seçin, ardından ikisinden birini seçin Klasörü Temizle veya Görüşmeyi Temizle ihtiyaçlarınıza bağlı olarak.
- Ekranınızda bir komut istemi belirecektir. Görüşmeyi veya klasörü temizlemek istediğinizi onaylayın ve gelen kutunuzdaki okunmamış e-postaların sayısının nasıl azaldığını görün.
Temizleme özelliğinin iyi yanı, silinen tüm öğelerin belirli bir süre için kurtarılabilmesidir. Onları şurada bulabilirsiniz: Silinmiş öğeler Outlook pencerenizin yan tarafındaki klasör.
2. E-postalarınız için klasörler oluşturun
Gelen postalarınızın her birinin tek bir klasörde olması kafa karıştırıcı olabilir. Elbette, spam genellikle önemsiz posta kategorisine ayrılır, ancak geri kalan her şey size bağlıdır. Kişisel olarak bazı temel klasörler oluşturmanızı ve gelen postalarınızı her gün sıralamanızı tavsiye ederim.
Takiben İşleri yoluna koymak ® veya GTD ® görevleri düzenleme metodolojisi sayesinde Outlook ile üretkenliği kolayca artırabilirsiniz. Öncelikle, üç farklı klasör oluşturmalısınız:
- Gelen Kutusu (Varsayılan) - Önemli e-postaları varsayılan gelen kutunuzda bırakın. Bunlar, hemen cevaplayabileceğiniz veya acilen katılmanız gereken mesajlar olmalıdır.
- Yapmak - Acil olmayan e-postaları bu klasöre sürükleyin. Gelen kutunuzu temiz tutabilir ve günün ilerleyen saatlerinde bu mesajlarla ilgilenebilirsiniz.
- Takip et - Beklediğiniz yanıtlar veya ertelediğiniz görevler gibi, beklemeye aldığınız bu klasöre e-postaları taşıyın.
- Hatırlatmalar - Bazı e-postalar, onları yanıtlamanızı gerektirmez. Bunları ayrı bir klasörde saklayın, böylece her zaman geriye dönüp kolaylıkla bulabilirsiniz.
Not : Yeni klasörler oluşturmak için, gelen kutusu klasörünüze tıklamanız ve Yeni klasör'ü seçmeniz yeterlidir. Buraya sadece adı yazıp enter tuşuna basmanız yeterlidir.
E-postalarınızı bu kategorilere ayırarak her gün başlamalı, ardından Yapılacaklar klasörünüze daha sonra bakmak için bir zaman planlamalısınız. Bununla tutarlı kaldığınızdan emin olun! Gün boyunca aldığınız e-postaları sıralamaya devam edebilirsiniz.
Gerekirse, daha fazla klasör oluşturmaktan korkmayın, bu yöntem yalnızca sizin için kişiselleştirilmelidir.
3. Görev görünümünü kullanın
E-postalardan görevler oluşturabileceğinizi biliyor muydunuz? Göreve dönüştürmek istediğiniz bir ileti aldığınızda, görev kurulum sihirbazını açmak için bunu Outlook'un görev listesi simgesine sürüklemeniz yeterlidir. Burada görevinize bir ad, açıklama verebilir ve hatta bir hatırlatıcı oluşturabilirsiniz.
Bir hatırlatıcı ayarlarsanız, görevler belirtilen saatte bir toplantı hatırlatıcısına benzer şekilde açılır. Bu, doğrudan gelen e-postalarınızdan kolayca organize olmanızı ve görevler oluşturmanızı sağlar.
4. Gelen postayı otomatik olarak sıralamak için kurallar belirleyin
Kurallar, e-posta iletilerini otomatik olarak taşımanıza, işaretlemenize ve yanıtlamanıza olanak tanıyarak Outlook'u çalıştırmayı çok daha kolay hale getirir. Ses çalmak, mesajları klasörlere taşımak veya yeni öğe uyarılarını otomatik olarak görüntülemek için kuralları kullanabilirsiniz.
Kişisel olarak en kullanışlı kuralı, bir öğeyi belirli bir gönderenden veya konu satırındaki belirli anahtar kelimelerle başka bir klasöre taşıma yeteneğini buluyorum. Bu, belirli kriterler karşılanırsa, bir e-postanın siz ona dokunmanıza gerek kalmadan belirtilen gelen kutusuna taşınacağı anlamına gelir.
Outlook'ta bir kuralın nasıl ayarlanacağına ilişkin temel bir kılavuz.
- Gelen kutunuzdaki veya başka bir e-posta klasöründeki bir mesajı sağ tıklayın ve seçin Kurallar .
- Seçeneklerden birini seçin. Daha fazla seçenek görmek için seçin Kural koy .
- İçinde Kural koy iletişim kutusunda, ilk üç onay kutusundan birini veya birkaçını seçin.
- İçinde Aşağıdakileri yapın bölümünde, kuralın bir mesajı bir klasöre taşımasını istiyorsanız, Öğeyi klasöre taşı Kutu.
- Listeden hedef klasörü seçin. Dosya Seç açılan diyalog ve ardından TAMAM MI .
- Tıklayın TAMAM MI kuralınızı kaydetmek için bir kez daha.
5. Kategorilerden yararlanın
E-postalarınızın renk kodlaması, Outlook'taki ilişkili öğeleri kolayca tanımlamanıza ve gruplamanıza yardımcı olur. Bir dizi varsayılan kategori arasından seçim yapabilir veya kendi kategorinizi oluşturabilir ve ardından kategorileri Outlook e-postalarınıza atayabilirsiniz.
Okuma bölmesinden veya açık bir mesajdan bir renk kategorisi atamak için Kategorize et -den Etiketler şeritte gruplayın ve listeden bir kategori seçin.
Son düşünceler
Modern teknolojiyle ilgili daha fazla makale okumak istiyorsanız, haber bültenimize abone olmayı düşünün. Günlük teknoloji yaşamınızda size yardımcı olmak için düzenli olarak eğitimler, haber makaleleri ve kılavuzlar yayınlıyoruz.
